Gmailで「未来の自分」にメール送信。意外なところにあったタスク管理の最適解

タスク管理アプリは、最初は便利だと感じていたものの、自分で設定した通知が何度も表示されるうちに、かえってタスクを先延ばしにするようになってしまいました。

ふと思いついたのが「毎日必ず見るものを使えばいいのでは？」ということ。私の場合、それはメールと、iPhoneのロック画面でした。

「リマインダー」はこんなに使える！今日から試したい活用術

「リマインダー」と聞くと、単純なToDoリストを思い浮かべるかもしれません。しかし、実はかゆいところに手が届く機能が満載です。

特におすすめしたいのが、タスクをカンバンボード形式で表示する機能。リストの表示オプションから「カラムとして表示」を選ぶだけで、あっという間に「未着手」「進行中」「完了」といったステータスごとの表示に切り替えられます。

MacでもiPhoneでも、タスクをドラッグ＆ドロップで直感的に動かせるので、あのタスクどうなったっけ？と焦ることが格段に減りました。

仕事だけでなく、プライベートでも活用できるのもポイントです。「買い物リスト」の機能も、かなり賢くなっています。

リストのタイプを「買い物」に設定するだけで、入力した品物が「野菜・果物」「精肉・鮮魚」のように自動でカテゴリー分けされます。プライベートなタスク管理も、これでぐっと楽になりました。

▼より詳しい使い方はこちら

iPhoneリマインダーでタスク忘れゼロへ！ 仕事の効率を最大化する活用術 | ライフハッカー・ジャパン

このように、標準アプリの「リマインダー」だけでも工夫次第で強力なツールになります。

そして気づいたのが、新しいツールを闇雲に増やすのではなく「毎日必ずチェックするものを使えばいいのでは？」と。

「毎日必ず見るもの」を使う

そもそも、アプリにアレルギーがある人も増えているかもしれません。そこで、もう一つの方法としておすすめしたいのが、メールです。仕事でもプライベートでも、メールをチェックしない日はありません。

ここにタスクを紛れ込ませれば、忘れることはないだろう、と考えたわけです。

タスク管理迷子からの脱却！私がたどり着いた最高のリマインダー術【今日のワークハック】 | ライフハッカー・ジャパン

やり方は簡単で、スマートフォンのGmailアプリを開き、新規メールを作成。件名に「【要対応】〇〇の件」といったように、タスク内容を大文字でわかりやすく書き込みます。

そして、あとは送信ボタンの長押し（またはメニュー）から「送信日時を設定」を選ぶだけ。

もしタスク管理の最適解が見つからずに悩んでいるなら、一度この「自分あてメール術」を試してみてはいかがでしょうか？

Apple Intelligenceで、タスク管理は次のステージへ

ここまで紹介した方法でも、まだタスク管理に苦手意識があるなら、Apple Intelligenceに頼ってみるのも手です。

たとえば、会議の音声を「メモ」アプリで録音すれば、自動で文字起こしや要約までしてくれます。これまで議事録作成に費やしていた時間を、ごっそり削減できます。

さらに、そこからタスクリストを作成してもらったり、ChatGPTと連携して調べ物をしたりと、会話するように頼むことも可能です。

タスクを「管理」するというより、優秀なアシスタントに「お願い」する感覚に近いかもしれません。タスク管理に追われる毎日から、少しずつ解放されていきそうです。

▼詳細はこちら

Apple IntelligenceでメモアプリとSiriが進化。iPhoneで叶うAI時代の働き方 | ライフハッカー・ジャパン

──2025年6月30日の記事を再編集のうえ、再掲しています。

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