連載：その悩み、生成AIが解決
アイデアが浮かばない、こんな無駄な作業なくしたい――。ビジネスパーソンを悩ませる日々のさまざまな困りごと、ChatGPTに聞いてみませんか？ ITジャーナリストの酒井麻里子氏がプロンプトの書き方を伝授します。
Q．社内のAIツールとしてCopilotを導入していますが、思ったほど活用が進んでいません。日々の業務で役立つのに見落とされがちな機能はありますか？
Microsoft 365のCopilotには、Teams会議の要約やWordの文章作成支援など、各アプリの中で使える機能が多数ある。こうした機能は日々の業務のなかで目に付きやすく、用途も分かりやすい。
実際、Microsoftが自社でのCopilot導入について2024年に公開したレポートでも、最もよく使われていた機能は「要約」で、多くのユーザーがTeams経由でCopilotを利用していたという。一方で、Copilotチャットのようにユーザーの目につきにくい入り口については、学習の機会を設けるなどの後押しが必要だと分析している。
実は、Copilotチャットやその周辺にも、知っておくと日々の業務を効率化できる機能が増えている。今回は、その中から幅広い業種や職種で役立つ4つの機能を紹介しよう。
なお、Copilot Coworkとスケジュール済みプロンプトの利用には、有料のMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要になる。
著者プロフィール：酒井麻里子（さかい・まりこ）
ITジャーナリスト／ライター。生成AIやXR、メタバースなどの新しいテクノロジーを中心に取材。その他、技術解説やスマホ・ガジェットなどのレビューも。著書に『趣味のChatGPT』（理工図書）、『先読み！IT×ビジネス講座ChatGPT』（共著・インプレス）など。Yahoo!ニュース公式コメンテーター。株式会社ウレルブン代表。XRと最新テクノロジーのWEBマガジン「TechComm-R」運営。
複数工程の仕事をまとめて任せる「Copilot Cowork」
「Copilot Cowork」は、複数の工程からなる仕事をまとめて任せられるAIエージェントだ。「最終的に何をしたいか」を伝えると、必要な工程を自ら組み立てて作業を進めてくれる。作業ごとにいちいち指示を出す必要がないのは、大きなメリットといえる。
使い方も難しくない。サイドバー上部のタブを「Cowork」に切り替え、やりたいことを文章で指示するだけだ。
例えば、社内イベントの準備なら「Outlookのメールで企画概要を確認し、社内のドキュメントから必要な情報を集めて資料の草案を作成。さらにそれをTeamsに投稿する」といった一連の作業をまとめて依頼できる。
とはいえ、全てを任せきりにするわけではない。メール送信やTeamsへの投稿といった操作の前には、実行してよいかをユーザーが確認する仕組みになっている。
なお、Coworkの利用にはMicrosoft 365 Copilotのライセンスに加え、管理者による従量課金の有効化が必要だ。利用量に応じてCopilot Creditsが消費され、別途料金が発生する。
未対応の連絡を定期チェックする「スケジュール済みプロンプト」
メールや予定の確認など、決まった作業を定期的に行っているなら「スケジュール済みプロンプト」が便利だ。同じプロンプトを、指定した日時や頻度で自動実行できる。
Copilotチャット上で通常通りプロンプトを実行したら、自分が送った指示の下に表示される時計アイコン「このプロンプトをスケジュールする」をクリック。実行する日時や繰り返し頻度、回数などを指定すれば設定完了だ。
例えば「毎週金曜日の夕方にメールやTeamsチャット、会議などを確認して、対応する必要のある事項を洗い出してもらう」といった使い方ができる。
なお、先述のCoworkにも「オートメーション」とよばれる機能が用意されている。こちらは決まった日時の実行に加えて、メール受信などをきっかけに複数工程の作業を自動実行できることが特徴だ。単純な定期確認ならスケジュール済みプロンプト、複数の工程を伴う業務ならCoworkと、目的に応じて選ぶとよいだろう。
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